Documenten / layouts > Layouts gebruiken

De definities van de documenten in Regelneef heten layouts. Een layout kan bestaan uit een Word, Excel of rapportgenerator bestand.

Een document kan worden gemaakt door het aanklikken van de gewenste layout, gevolgd door het indrukken van de knop Starten. Ook kunt u op een layout dubbelklikken om het direct te starten. Het resultaat kan worden beïnvloed door de opties in de kaders Uitvoeren naar en Bestandsformaat.

In de meeste gevallen is er sprake van een Word bestand als layout. Standaard genereert deze na het starten ook weer een Word bestand als resultaat, in .docx formaat. Wilt u liever een PDF bestand, dan kunt u dit aangeven onder Bestandsformaat, alvorens de layout te starten.

Wanneer voor de uitvoer-optie E-mail wordt gekozen wordt het bestand, in het opgegeven bestandsformaat, als bijlage in een nieuw Outlook e-mail bericht aangemaakt, waarna deze e-mail getoond wordt. Indien er e-mail adressen bekend zijn kunt u hier één of meerdere van selecteren.

Met Ondertekening kunt u het genereerde bestand direct klaar zetten voor digitale ondertekening (optionele module). Indien er e-mail adressen bekend zijn kunt u hier één van selecteren. Het scherm Invoeren ondertekeningsverzoek wordt dan gestart met daarin zoveel mogelijk gegevens reeds ingevuld.

Het gegenereerde bestand word als tijdelijk bestand op uw systeem aangemaakt en geopend. Hier vanuit kan het bestand direct geprint worden. Als het permanent opgeslagen dient te worden dient 'Opslaan als' in het betreffende programma (Word of PDF Viewer) uitgevoerd worden.

Wilt u direct een locatie en bestandsnaam opgeven, vink dan Vraag eerst bestandsnaam aan alvorens een layout te starten.

Is de layout van het type Rapportgenerator, dan wordt het resultaat standaard als printvoorbeeld getoond. Bij Uitvoeren naar is dit te veranderen naar Printer of Bestand. In het laatste geval kunt u kiezen uit de formaten PDF, Excel, RTF of HTML.

Meerdere records samenvoegen
Een Word layout wordt samengevoegd met de gegevensrecords die geselecteerd waren on het scherm waar vandaan het layout-scherm geopend werd. Waren er dus bijvoorbeeld vijf uitzendkrachten dan zal een Word layout van drie pagina's resulteren in een nieuw bestand van vijftien pagina's. Overigens wordt rechts onderin het layout-scherm het aantal records ook vermeld (in voorgaand voorbeeld staat daar dus 'Aantal records: 5').

Meerdere layouts combineren
U kunt ook meerdere Word layouts markeren bij beschikbare layouts. Bijvoorbeeld om in één keer zowel een overeenkomst als een loonbelastingsverklaring voor een uitzendkracht te genereren. Het resultaat is één document welke opgebouwd is uit de gemarkeerde layouts.
Het combineren is alleen mogelijk met Word layouts.

Zie ook Layouts onderhouden.