11 juni, 2018

Aanpassingen in het kader van de AVG

 

Inschrijver vastlegging en signalering

In het kader van de AVG is het belangrijk om goed zicht te houden op mensen die ingeschreven zijn. Hun gegevens mogen immers maar beperkt bewaard worden. Daarom is er nu een indicator Inschrijver (aanvinkveld) toegevoegd bij een uitzendkracht. Rond dit nieuwe veld zijn de volgende aanpassingen gedaan:

  • In Overzicht uitzendkrachten is een vinkje toegevoegd om in één keer alle inschrijvers op te vragen
  • In Overzicht uitzendkrachten kan met multi wijzigen nu ook het veld Inschrijver groepsgewijs worden gemuteerd
  • In Overzicht uitzendkrachten is een nieuwe kolom beschikbaar voor dit veld
  • Bij het plaatsen wordt een melding gegeven als de persoon nog als inschrijver staat geregistreerd
  • Het bestaande veld waarin de gebruiker staat die heeft ingeschreven, is hernoemd naar ‘Ingeschreven door’
Uitzendkrachten zonder plaatsing registeren als inschrijver

Er is een optie toegevoegd om in één keer iedereen als inschrijver te markeren indien men volgens het systeem nog nooit geplaatst is, en niet slapend of geblokkeerd is.
Deze optie is toegevoegd aan Onderhoud->Instellingen, in de tab Handig.

Signalering inschrijvers

Er wordt vanaf nu gesignaleerd op inschrijvers die vier weken geleden zijn ingeschreven. Deze termijn in instelbaar gemaakt, voor het geval er altijd toestemming wordt gevraagd om de gegevens één jaar, of de maximale termijn van twee jaar te bewaren. De termijn is centraal in te stellen via Onderhoud->Instellingen, op de tab Signalering.

De laatst actieve datum van een uitzendkracht

Regelneef houdt vanaf nu automatisch in een apart veld bij wat de laatste datum is dat iemand actief is, of was. Daarbij wordt rekening gehouden met de dagplanning binnen de betreffende plaatsingen van een uitzendkracht.
Het is nu mogelijk om deze datum te tonen in Overzicht uitzendkrachten. Via de lijstdefinities is hiervoor een kolom Laatst actief datum beschikbaar.

De laatst actieve datum speelt een rol bij de AVG. Nadat iemand niet meer actief is mogen gegevens maar beperkt bewaard worden. Via Overzicht Uitzendkrachten is het mogelijk om de personen te selecteren tot een bepaalde datum actief waren. Daarnaast is er ook een signalering toegevoegd daarvoor.

Signalering van bewaartermijn gegevens voor inactieven

Op basis van het veld Laatst actief is ook nieuwe signalering toegevoegd, welke drie momenten meldt:

bewaartermijn_inactief

Zoeken op BSN

Het zoeken op BSN nummer is niet toegestaan volgens de nieuwe privacy regels, en is daarom verwijderd.

 

Documenten samenvoegen met Excel

 

Het is nu mogelijk om bestaande Excel documenten via Regelneef in te vullen!

layoutsmetexcel

Waarom

Het schrijven van gegevens naar een nieuw Excel bestand kon natuurlijk al langer. Maar nu is het ook mogelijk om gegevens naar een bestaand Excel bestand te schrijven. Dit biedt allerlei mogelijkheden, bijvoorbeeld:

  • Automatisch invullen kunnen van Excel documenten van derden, zoals een aanmeldformulier.
  • Complete vrijheid in de presentatie van de gegevens in Excel. U bepaalt zelf de layout.
  • Alle mogelijkheden van Excel zijn beschikbaar, denk aan formules, grafieken, draaitabellen etc. Heeft u een speciale eigen kostprijsberekening in Excel? Dan kan die nu direct door Regelneef gemaakt worden.
Hoe te gebruiken

Het is onderdeel van het layout systeem, zoals dat op veel plaatsen beschikbaar is via de knop Documenten.
In het layoutscherm kunnen nu, naast Word documenten, ook Excel documenten staan. Door op Starten te drukken kan een gebruiker de geselecteerde gegevens dan naar het Excel bestand schrijven. Mogelijkheden zoals het kunnen e-mailen, conversie naar PDF of electronisch ondertekenen zijn ook beschikbaar voor de samengevoegde Excel documenten.

Hoe te onderhouden

In het layoutscherm dient ‘Toon onderhoudsopties’ aangevinkt te worden. Druk op Invoeren, en kies Excel als type. Er verschijnt dan een knop Samenvoegdefinitie. Hiermee opent u een scherm waarin kan worden vastgelegd welke gegevens er in welke cel geschreven dient te worden. De werking van dit scherm is in de helpfunctie beschreven. Na het invullen van de definitie kan er worden opgeslagen door Ok te drukken. Regelneef vraagt vervolgens om het Excel (xlsx) layout-bestand aan te wijzen wat gevuld moet worden. Met de knop Importeren kan het bestand altijd weer vervangen worden.

Het lijkt dus qua werking op de Word samenvoeging van Regelneef, maar er zijn natuurlijk verschillen:

  • De samenvoeg-informatie zit niet verweven in het bestand zelf, zoals de samenvoegcodes in Word, maar in een losse definitie. Dit is met name handig voor bestanden van een derde partij: als er een nieuwe versie verschijnt kan de oude gewoon vervangen worden, en blijft de samenvoeg-definitie bestaan.
  • Bij het samenvoegen van meerdere records worden die gegevens als rijen in het Excel bestand herhaald. Het Excel bestand als geheel wordt niet voor elk record herhaald, zoals bij het Word documenten werkt.

Het layoutscherm is qua weergave aangepast. Het icoon wordt nu helemaal links getoond, waardoor het er overzichtelijker uit ziet.

Beschikbaarheid

Excel samenvoeging is beschikbaar op de meeste plaatsen waar ook Word samenvoegen mogelijk is.

 

Flexibelere evaluaties

 

Het is nu ook mogelijk om een evaluatie aan te maken vanuit een uitzendkracht. Tot nu toe was dit alleen mogelijk vanuit een plaatsing. Dit is men name handig voor bedrijven die evaluaties willen vastleggen zonder dat er plaatsingen in het systeem staan.

Het invoeren via uitzendkracht is mogelijk via een nieuw uitklapmenu, rechts van de knop Invoeren. Er verschijnt dan een selectiescherm voor uitzendkrachten, waarin desgewenst ook meerdere geselecteerd kunnen worden.

evaluatie_invoer_uzk

Klant, functie en locatie muteerbaar

Wanneer hier gebruik van wordt gemaakt zal in de evaluatie dan de betreffende klant en functie, die normaal uit een plaatsing overgenomen wordt, ingevuld moeten worden. Dit is mogelijk gemaakt: in deze kolommen verschijnt nu een keuzelijst met klanten en functies, op basis van de ingevoerde tekens. De kolom met de locatie is nu ook muteerbaar gemaakt.

Deze mutatie-mogelijkheden zijn ook beschikbaar voor evaluaties die vanuit een plaatsing zijn gemaakt.

Invoer vanuit plaatsing

Na het invoeren van een evaluatie vanuit een plaatsing wordt nu direct een vraag gesteld om het evaluatiescherm te openen voor de betreffende plaatsing(en).

 

Document wijzigen voordat het in e-mail wordt geplaatst

 

Vanuit het layoutscherm kun u snel een document genereren en in een e-mail plaatsen. Regelneef toont nu extra opties bij het starten van een Word layout naar e-mail:

  • Het gegenereerde document kan eerst geopend -en desgewenst gewijzigd – worden
  • Het is mogelijk om de naam van het bestand in de e-mail aan te passen

emailbijlage_edit

 

Werkbrieven kopiëren

 

In de planlijst is het nu mogelijk om voor een groep plaatsingen in één keer een werkbrief aan te maken, waarbij de uren ingevuld worden aan de hand van een zelf gekozen bestaande werkbrief.
Van de bestaande werkbrief worden de normale uren, overwerkuren, toeslaguren en tijd voor tijd reservering overgenomen.

Voor overwerk- en toeslaguren is de voorwaarde wel dat de loon- en tariefpercentages bestaan in de plaatsing waar de werkbrief wordt aangemaakt. Er wordt een melding gegeven indien dit niet het geval is.

Er wordt rekening gehouden met de planning: voor de dagen dat iemand niet ingepland is zullen geen uren overgenomen worden.

Deze nieuwe optie kunt u uitvoeren vanaf de planlijst uitzendkrachten, bij de knop Automatisch vullen (in het kader Werkbrieven).

 

Overig

 

Verwijderen van meerdere uitzendkracht tegelijk

De knop Verwijderen in Overzicht uitzendkrachten werkt nu ook met meerdere geselecteerde records. Indien een verwijderde uitzendkracht nog een bestandsmap heeft wordt dit na het verwijderen nog gemeld.

Electronische ondertekening verwijderen

Het is nu mogelijk om meerdere ondertekeningen in één keer te verwijderen.

Internet update met documentatie

Internet update is het systeem om lokaal Regelneef systeem (dus geen cloudversie) te updaten. In dit scherm is nu een link toegevoegd waarmee meer informatie wordt getoond over de meest recente aanpassingen. De link wordt alleen getoond wanneer er een nieuwe versie beschikbaar is.

LinkedIn knop

Nieuws over Regelneef is ook via LinkedIn te lezen. Hiervoor is een knopje toegevoegd naast die van Twitter en Facebook. Volgen hiervan is de makkelijkste manier om van Regelneef nieuws op de hoogte te blijven.

Overzicht voorstellen

Hier is een knop Klant toegevoegd, om direct te betreffende klantdetails te kunnen openen.

Importeren van contactmemo van uitzendkracht

De importmodule biedt nu de mogelijkheid om een langere tekst in te lezen, welke dan als contactmemo wordt toegevoegd bij de geïmporteerde uitzendkracht. Dit geeft extra flexibiliteit om zo extra informatie te kunnen importeren

Formaat van Excel lijsten: XLSX

Alle output van Excel lijsten is vanaf nu automatisch in het xlsx formaat.

Logboek

Via het menu Onderhoud->Logboek is dit nieuwe onderdeel beschikbaar. In het logboek zijn informatieve meldingen te zien over bepaalde achtergrondprocessen. Indien er bijvoorbeeld een automatische koppeling met een ander systeem is, kunnen gebeurtenissen hiervan teruggekeken worden via het logboek. In de toekomst zullen ook bepaalde bijzondere handelingen, zoals bijvoorbeeld het verwijderen van een klant, worden gelogd.

ABU fase aanpassing

Fase B van de ABU bestaat sinds november 2017 niet meer uit acht, maar zes periodes. Periodes B-7 en B-8 zijn komen te vervallen, en zijn daarom niet meer zichtbaar in Regelneef. Indien er uitzendkrachten nog in B-7 of B-8 stonden zijn deze bij de update van Regelneef in fase C geplaatst.

U kunt terugzien of er uitzendkrachten waren in fase B-7 of B-8. Ga hiervoor naar Onderhoud->Logboek, selecteer eventueel de periode waarin deze update actief is geworden en druk op zoeken. Indien er uitzendkrachten met B-7 of B-8 waren wordt dit vermeld als melding van het type ‘ABU_FASE’.

Bijtelling auto

Bij een auto kan het percentage van de bijtelling worden vastgelegd. Deze kolom is ook beschikbaar in de planlijst en het planbord auto’s.

Lijstdefinities
  • Het detailscherm van een scherm- of excellijst-definitie is makkelijker breder te maken
  • Wijzigingen in de naam van een certificaat werken nu correct door naar de lijstdefinities van uitzendkrachten en planlijst.
  • Toegevoegd in alle planlijsten en planborden: Pesel nummer.
  • Toegevoegd in planlijst Absenties: Talen en Functies.
  • Toegevoegd in planlijst Bruikleen: Uitlener.
  • Toegevoegd in Overzicht uitzendkrachten: een groot aantal kolommen aan de schermlijsten. Voor Excel waren deze al wel beschikbaar.
    De kolommen zijn:
    Initialen, Tussenvoegsel, Achternaam, Geboorteland, Geboorteplaats, Land, Land (Afw), Bestandsmap, Rekeningsoort, Betaling t.n.v., Betaling t.n.v. plaats, BIC code, Contant betalen, Contractfase begin, Contractfase eind, Dossierlocatie, E-mail, Heffingskorting loonbelasting, Netto vergoeding, Paspoort geldig tot, Paspoortnummer, Pesel nummer, Rijbewijs, Rijbewijs geldig tot, Rijbewijsnummer, Telefoon 1, Telefoon 2, Telefoon 3, Toeslagloon, Verblijfsvergunnig, Verblijfsvergunnig geldig tot, Zorgverzekeraar, Polisnr, Talen.

 

Diversen

 

  • Multi-wijzigen van uitzendkracht: het veld Inschrijfreden is hier toegevoegd.
  • Gebruikersniveau: er zijn filtermogelijkheden toegevoegd om sneller te kunnen zoeken op een deel van de naam van een rechten-optie.
  • Mandagenstaten Inleen: er is een nieuw samenvoegveld toegevoegd waarmee het totaal aantal uren kan worden geschreven in documenten.
  • Cloud-versie: alle knoppen waarmee een detailscherm van een uitzendkracht kan worden geopend zijn aangepast om dubbel openen van het scherm te voorkomen, wanneer een gebruiker per ongeluk dubbelklikt op de knop.
  • Het overzicht van openstaande ondertekeningsverzoeken toont nu geen vertraging meer bij grotere aantallen.
  • Een foutmelding bij het openen van werkbriefdocumenten vanuit de planlijst is verholpen.
  • De naam van een functie in de functietabel kan nu meer tekens bevatten: maximaal 60.
  • De signalering controleert nu geen certificaten meer van slapende uitleners.
  • In samenvoegcodes werden bepaalde contractfase-datums van een uitzendkracht nog niet beschikbaar gesteld. Dit is verholpen.
  • Bij het genereren van meerdere documenten in één keer kan het nu niet meer gebeuren dat de koptekst van één document door loopt in het volgende document.
  • In de module Statistiek laat de cursor nu meer informatie zien, waardoor duidelijker te zien is waar bepaalde gegevens bij horen.

Wat klanten zeggen

Houd mij op de hoogte

Wilt u graag direct een e-mail bericht krijgen als er nieuws is over Regelneef? Geef hieronder dan uw e-mail adres op.
Via sociale media kunt u ook Regelneef volgen via Facebook en Twitter.