Automatisch archiveren met QR codes

In de Regelneef Scanverdeler is een knop Auto-archiveren beschikbaar. Deze analyseert de te verdelen (gemarkeerde) PDF bestanden op het hebben van een juiste QR code, en toont daarvan het resultaat. Als de QR code is herkend, toont Regelneef o.a. welke uitzendkracht het betreft en onder welke naam het bestand in het bestandsarchief van die uitzendkracht zal worden opgeslagen. Vervolgens kan dit met een druk op de knop definitief gemaakt worden: de bestanden worden verplaatst naar de juiste locatie.

PDF splitter

Het bovengenoemde archiveren gaat er van uit dat elk apart document in een apart PDF bestand staat. Indien er sprake is van grotere aantallen te scannen documenten kan het echter veel tijd besparen om deze in één keer te kunnen scannen. Het resultaat is dan dus één PDF bestand met daarin verschillende documenten voor verschillende uitzendkrachten. Regelneef kan zo’n bestand splitsen in aparte bestanden.

Met de knop Splitten in de Scanverdeler wordt zo’n verzamel-PDF geanalyseerd. Het resultaat is een lijst met herkende documenten in de PDF, waarna een druk op de knop genoeg is om de splitsing uit te voeren.

Bellen vanuit Regelneef

Wanneer gebruik gemaakt wordt van bellen met VOIP via de computer kan nu ook via Regelneef direct een nummer gebeld worden, met een simpele druk op de knop. Dit werkt wanneer er gebruik wordt gemaakt van systemen als KPN ÉÉN of Hipin. Bij telefoonvelden van Regelneef wordt hiervoor dan een extra knopje getoond, naast die van SMS. Indien deze wordt ingedrukt wordt het betreffende nummer gebeld.

Managementrapportage en statistiek

Met het onderdeel Statistiek zijn gegevens via een grafiek inzichtelijk te maken in een zelf op te geven periode. Door te navigeren naar vorige/volgende periodes wordt direct de grafiek bijgewerkt. De onderliggende gegevens zijn desgewenst naar Excel te exporteren voor extra flexibiliteit.

De managementrapportage is opgebouwd uit een selectielijst van allerlei tellingen en groeperingen, voor een zelf op te geven periode.

De soorten van rapportage zijn door SunBase altijd verder uit te breiden naar aanleiding van nieuwe wensen van gebruikers.

Accommodatiebeheer

In één oogopslag is een vrije ruimte in een accommodatie gevonden of de bezettingsgraad inzichtelijk. Door een overzicht te genereren van een bepaalde periode kunt u uw accommodatieverhuurder aangeven wat gefactureerd zou mogen worden. Regelneef ondersteunt groepsgewijze invoer of mutaties van plaatsingen van uitzendkrachten in accommodaties.

De bezetting van de accommodaties is ook inzichtelijk te maken middels het Planbord accommodaties. Deze toont voor elke accommodatie de bezetting per dag, voor een periode van drie weken. In elke datum-cel staat het aantal uitzendkrachten dat op die datum ingepland is. Door de focus op een datum-cel van een accommodatie te zetten wordt onderin een lijstweergave getoond met de details van de bezetting van de betreffende accommodatie op die datum. Er kan geschakeld worden naar een weergave van het aantal nog vrije plaatsen. Door middel van het verslepen van personen van de ene naar de andere accommodatie kunnen personen groepsgewijs overgeplaatst worden.

Actielijst

De in Regelneef vast te leggen acties rond klanten, uitzendkrachten, auto’s en accommodaties zijn gekoppeld aan een automatisch notificatiesysteem zodat degene voor wie de actie bestemd is hiervan tijdig op de hoogte is.

Bestandsarchief

Alle bestanden van een uitzendkracht, klant, auto, accommodatie of bruikleengoed zijn via het Regelneef bestandssysteem naadloos via het programma benaderbaar. Regelneef ondersteunt ook het slepen en kopiëren/plakken van bestanden, om zo bijvoorbeeld bestanden aan een uitzendkracht toe te voegen. Of andersom: bestanden van een uitzendkracht kopiëren in Regelneef en dan plakken in bijvoorbeeld een e-mail. De integratie met Outlook is zodanig dat ook een bijlage in een Outlook e-mail gewoon kan worden gekopieerd en direct geplakt in Regelneef.
Het is mogelijk om het bestandsarchief van meerdere uitzendkrachten gecombineerd te raadplegen en te filteren, om zo bijvoorbeeld in één keer de gescande identiteitsbewijzen van een groep mensen naar een klant te kunnen e-mailen.

Bruikleen registratie

Goederen die aan uitzendkrachten in bruikleen worden gegeven, kunnen worden vastgelegd, zodat altijd duidelijk is wie welk bruikleengoed in bezit heeft, of had. Een uitgifteformulier ter ondertekening kan snel worden gegenereerd en bewaard worden bij het bestandsarchief van het bruikleengoed.

Cloud-ondersteuning

Regelneef is ook beschikbaar met een cloud-database. U kunt gewoon met de Regelneef Windows software blijven werken zoals u gewend bent, maar deze kan nu overal, via een veilige verbinding, communiceren met uw gegevens.

Digitale handtekening

Regelneef heeft geïntegreerde mogelijkheden voor het laten ondertekenen van documenten via een digitale handtekening. Van het genereren van een document tot het opslaan van dan ondertekende document; het kan allemaal binnen Regelneef.

Export naar Excel

Uitvoer van gegevens in Excel formaat is mogelijk op twee manieren:

  • Regelneef lijstdefinities
  • Excel samenvoeging

Lijstdefinities

Van alle relevante soorten tabellen, planlijsten etc. is via de lijstdefinities instelbaar welke kolommen er zichtbaar zijn en welke sortering de gegevens moeten hebben. Groepering van de gegevens wordt ook ondersteund. Verder zijn per Excel lijst zaken instelbaar als marges, afdrukstand, lettertype, rasterlijnen afdrukken en autofilter.
Lijstdefinities zijn onbeperkt aan te maken, dus er kunnen meerdere verschillende lijsten centraal vastgelegd worden, waar de gebruikers op verschillende momenten gebruik van kunnen maken. Excel lijsten zijn door Regelneef ook direct als PDF bestand te genereren.
Het systeem van lijstdefinities wordt tevens gebruik om de schermlijsten binnen Regelneef zelf naar eigen wens in te kunnen stellen.

Excel samenvoeging

Het is ook mogelijk om bestaande Excel documenten via Regelneef in te vullen. Dit biedt allerlei mogelijkheden, bijvoorbeeld:

  • Automatisch invullen kunnen van Excel documenten van derden, zoals een aanmeldformulier.
  • Complete vrijheid in de presentatie van de gegevens in Excel. U bepaalt zelf de layout.
  • Alle mogelijkheden van Excel zijn beschikbaar, denk aan formules, grafieken, draaitabellen etc. Heeft u een speciale eigen kostprijsberekening in Excel? Dan kan die nu direct door Regelneef gemaakt worden.

Export naar Word

Regelneef biedt unieke mogelijkheden om Microsoft Word documenten te samenvoegen. Denk aan bijvoorbeeld contracten, aanmeldingen, brieven etc. U kunt hiervoor uw gewone Word documenten voorzien van Regelneef samenvoegcodes, en vervolgens dit document in Regelneef als Word-layout plaatsen, waarna iedere Regelneef gebruiker er zeer eenvoudig Word documenten mee kan genereren. Het is zelfs mogelijk om desgewenst meerdere Word documenten aan te vinken, om deze samen te laten voegen en te combineren tot één Word document. Naast het Word formaat wordt ook directe uitvoer naar PDF ondersteund.

De verschillende documenten zijn naar eigen wens in groepen in te delen (bijvoorbeeld brieven, contracten, aanmeldingsformulieren), zodat bij een grote diversiteit aan documenten het toch overzichtelijk blijft voor een gebruiker.

Bijkomend voordeel van het Regelneef documentsysteem is dat alle basisdocumenten hierdoor altijd centraal staan wat ideaal is voor het versiebeheer van uitgaande documenten in uw bedrijf.

Filialen

De toegang tot uitzendkrachten, klanten, auto’s etc. is op filiaalniveau toe te kennen aan afzonderlijke gebruikers. Zo is bijvoorbeeld instelbaar dat een medewerker alleen de uitzendkrachten van het eigen filiaal kan muteren, de uitzendkrachten van de nabij gelegen filialen alleen read-only kan raadplegen en de uitzendkrachten van de overige filialen in het land niet kan zien.

Klantenbeheer

Door een aantal handige opties kan op een eenvoudige manier aan klantenbeheer worden gewerkt. Vragen als “wie heeft welke klant voor het laatst bezocht of gesproken” zijn door het maken van een selectie snel beantwoord en openstaande acties worden niet meer vergeten.
Bij een klant kan veel informatie worden vastgelegd, zoals contactpersonen, opmerkingen, aanvragen, tarief en certificaten. Iedere klant heeft ook een eigen bestandsarchief.

Kleurenthema’s

Naast stabiliteit en functionaliteit moet een softwarepakket ook qua uiterlijk zijn mannetje staan! Een verzorgd en modern uiterlijk en duidelijke schermen zorgen ervoor dat gebruikers graag met het pakket werken. Het uiterlijk van Regelneef is daarom door iedere gebruiker zelf instelbaar door simpel één van de vele verschillende ingebouwde thema’s te kiezen. Ieder thema bepaalt niet alleen de kleurcombinaties, maar ook hoe schermonderdelen er grafisch uit zien.

Koppelingen

Regelneef heeft o.a. koppelingen met de volgende pakketten:

  • Backoffice: Freepack, Easyflex, UBPlus, RoosRoos Loon
  • Urenregistratie: U-uur, Nétive, Nitea
  • Vacature multiposting: Recruitment Technologies (Knollenstein)
  • Rijgedrag monitoring: Greenstar

Matchen van vraag en aanbod

Na inschrijving van een uitzendkracht kan Regelneef meteen in de openstaande aanvragen controleren of er passend werk voor de uitzendkracht is.
Wanneer een klant een aanvraag plaatst wordt deze in Regelneef ingevoerd. Ook van daar uit geeft Regelneef een lijst met uitzendkrachten welke beschikbaar zijn en het werk uit kunnen voeren. Regelneef houdt hierbij ook rekening met de bestaande planning en beschikbaarheid.

Indien van toepassing kan desgewenst het voorstelproces per uitzendkracht bij een klantaanvraag stapsgewijs worden bijgehouden. Het aantal benodigde mensen voor de aanvraag is desgewenst per dag apart te specificeren. In het planbord voor uitzendkrachten is duidelijk zichtbaar welke aanvragen er zijn, en in hoeverre deze ingevuld zijn.

Praktijkgericht

Regelneef is vanuit de praktijk ontstaan in 2003, en wordt sindsdien voortdurend uitgebouwd naar aanleiding van wensen van klanten, in combinatie met onze inzichten en branchekennis uit de hedendaagse uitzendwereld.

Planlijst, weekplanlijst en planbord

Op elk moment van de dag kan door elke gebruiker de actuele planlijst geraadpleegd worden. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een planlijst te genereren voor een zelf op te geven periode. Ook zaken als autogebruik, accommodaties, bruikleen en absenties komen op de planlijst naar voren; makkelijk voor degene die zorg draagt voor de verloning.
Vanuit de planlijst kunnen plaatsingsgegevens worden gemuteerd, ook voor meerdere personen tegelijk. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om groep mensen in één keer door te plaatsen naar een volgende periode bij een andere klant.
Tevens kunnen vanuit de planlijst diverse soorten documenten worden gegenereerd, ook voor meerdere plaatsingen tegelijk. De SMS koppeling maakt het mogelijk om direct vanuit de planlijst één of meerdere personen een SMS te sturen.

Naast de planlijst zijn de plaatsingen van uitzendkrachten ook te raadplegen én te muteren via een planbord. Het planbord uitzendkrachten toont per klant / aanvraag de bezetting per dag, voor een periode van drie weken. In elke datumcel staat het aantal ingeplande uitzendkrachten, het aantal gevraagde mensen, en het aantal absenties van die dag. Door de focus op een datumcel te zetten wordt onderin een lijstweergave getoond met de details van de bezetting van de betreffende klant / aanvraag op die datum. Vanuit het planbord kunnen bestaande plaatsingen worden aangepast of aangemaakt, door middel van matchen of verslepen met de muis.

De weekplanlijst is een lijst van uitzendkrachten, met daarbij planningsinformatie van één week, uitgesplitst in zeven dagkolommen. Er kunnen desgewenst meerder planningsgegevens per uitzendkracht / per dag vermeld worden, bijvoorbeeld de klantnaam en locatie van de plaatsing, in combinatie met het autogebruik en de accommodatie.

Rechtensysteem

De toegang tot de verschillende onderdelen van Regelneef kan worden geregeld door een rechtenpakket samen te stellen, welke vervolgens aan één of meer gebruikers gekoppeld kan worden. Onderdelen zijn volledig uit te schakelen (de gebruiker ziet het onderdeel dan niet), dan wel read-only of read-write beschikbaar te stellen. Er kan een onbeperkt aantal rechtenpakketten worden ingevoerd. Naast de instelbaarheid van de toegangsmogelijkheden via het rechtensysteem, is het voor diverse schermen ook nog instelbaar welke velden verplicht invulbaar zijn.

Samenwerking met ID scanner-oplossingen

De ID-scanner producten van Oribi en Securitech controleren identiteitsdocumenten automatisch op echtheid. Beide systemen hebben ondersteuning voor Regelneef. Dit houdt in dat u het resultaat van de documentcontrole (de basisgegevens van de persoon en de bestanden (pasfoto en scans van het document) kunt importeren in Regelneef om zo een persoon snel en gedegen in te schrijven.
Voor meer informatie van deze leveranciers:

Scanverdeler

Vaak nog worden allerlei documenten centraal gescand om deze digitaal te kunnen bewaren. Wanneer de het aantal scans toeneemt kan het lastig zijn om de vele documenten op te bergen waar ze ook makkelijk weer teruggevonden kunnen worden. De scanverdeler is een binnen Regelneef geïntegreerd hulpmiddel voor het – binnen één scherm – bekijken, hernoemen en verplaatsen van gescande documenten naar de juiste Regelneef bestandsmap voor een uitzendkracht, klant, auto of accommodatie.

Met gebruik van QR codes zijn in de scanverdeler veel acties nog verder te automatiseren.

Signalering

Regelneef signaleert automatisch het verlopen van belangrijke datums. Vanuit de signaleringsmodule is een status te koppelen aan iedere afzonderlijke signalering, zodat duidelijk is of er al actie is ondernomen. Zoals op vele plaatsen in Regelneef is ook de SMS module hier geïntegreerd voor snelle communicatie met de uitzendkracht. De signalering bevat de volgende zaken:

  • 26 weken gewerkt
  • APK keuring
  • Bruikleengoed geldigheid
  • CAO
  • Certificaten van uitzendkrachten, klanten en uitleners
  • Einde contractdatum
  • Einde contractfase
  • Extra controledatums uitzendkracht
  • Inactief bewaartermijn (2, 5 en 7 jaar)
  • Inschrijving bewaartermijn
  • Opzegdatum huurcontract
  • Paspoort
  • Rijbewijs
  • Verblijfsvergunning
  • Verjaardag

Het is per soort instelbaar hoeveel dagen er van tevoren een melding gegeven moet worden.

SMS

Met de geïntegreerde SMS koppeling kan snel in één keer een groep mensen benaderd worden. Bijvoorbeeld aan inschrijvers om te vragen of men beschikbaar is (met daarbij het verzoek om u te bellen), of aan uitzendkrachten om te melden dat de gebruikte spullen ingeleverd moeten worden. Met SMS worden vele belminuten bespaard. Regelneef ondersteunt uiteraard ook lange SMS berichten (maximaal 459 tekens).
De verzonden SMS berichten kunnen worden teruggelezen in het SMS archief van Regelneef. SMS berichten naar uitzendkrachten worden ook automatisch weergegeven in de contacthistorie van de uitzendkracht.

Urenregistratie

De gewerkte uren zijn door middel van werkbrieven in te vullen in Regelneef. De in te vullen onderdelen van een werkbrief (normale uren, verschillende overwerk- en toeslaguren, looncomponenten etc.) zijn gebaseerd op de gegevens zoals deze bij een plaatsing (uitzending) in Regelneef zijn ingevoerd. De werkbrieven kunnen worden geëxporteerd naar loonverwerkingspakketten als bijvoorbeeld Freepack.

Importeren van uren is ook een mogelijkheid. SunBase heeft bijvoorbeeld een koppeling gerealiseerd met Nomad (Hoogendoorn), het pad-registratiesysteem in de tuinbouw. Op basis van de Nomad weeklijst met gewerkte uren per medewerkers maakt Regelneef in één keer alle werkbrieven aan, inclusief automatische bepaling van overuren en Tijd voor Tijd reserveringen.

Voor Regelneef gebruikers die ook detachering doen biedt Regelneef ook de mogelijkheid om de actuele status van de verlofuren van een medewerker per jaar bij te houden.

Wagenparkbeheer

Over een willekeurige datum of periode kan een overzicht worden opgevraagd van het autogebruik. Controle op bekeuringen was nog nooit zo eenvoudig en wanneer de gemaakte prijsafspraken ingevoerd worden bij een betreffende auto’s is een factuur van een verhuurbedrijf in enkele ogenblikken gecontroleerd.

Het planbord auto’s toont per auto de bezetting per dag, voor een periode van drie weken. In elke datumcel staat of er een bestuurder gekoppeld is, samen met het aantal meerijdende uitzendkrachten op die datum. Door de focus op een datumcel te zetten wordt onderin een lijstweergave getoond met de details van de bezetting van de betreffende auto op die datum. Vanuit het planbord kan het autogebruik worden aangepast of ingevoerd, o.a. door middel van het verslepen met de muis.